eAsiointi

Etäteknologian käyttöönotto fysioterapiassa – ohjeistus fysioterapeuteille

K: Tarvitaanko etäteknologian käyttöön toimilupa? 

V: Yksityiset terveydenhuollon palvelujen tuottajat ja itsenäiset ammatinharjoittajat voivat tuottaa etäpalveluja samalla aluehallintoviraston toimiluvalla, jolla he tuottavat tavanomaista palvelua. Erillistä toimilupaa etäpalvelujen tuottamiseen ei siis tarvita.

K: Mitä tulee huomioida etäpalveluita aloitettaessa? 

V: Toimitilojen soveltuvuus, laitteet, verkkoyhteydet ja henkilöstön asianmukainen koulutus. Huomioi oman työskentelytilasi soveltuvuus samoin kuin normaalissa vastaanottotoiminnassa (tietosuoja, keskeytykset jne.). Etäpalvelun tulee olla fysioterapian näkökulmasta asianmukaista ja potilasturvallisuus tulee varmistaa.

K: Mitä huomioitavaa tietoturvallisuuden suhteen? 

V: Etäpalveluissa asiakastietojen välitykseen ja tallentamiseen käytettävien tietojärjestelmien on täytettävä säännökset salassapidosta, tietosuojasta ja tietoturvasta. Luotettavat palveluiden tarjoajat ovat rakentaneet järjestelmän siten, että vaatimukset täyttyvät.  

Kelan palvelukuvauksessa todetaan, että etäkuntoutuksessa käytettävän tietoliikenneyhteyden tulee olla salattu. Jos toimitaan suljetun verkon ulkopuolella, yhteys muodostetaan joko VPN-yhteydellä tai TLS-protokollan avulla. Toisaalta Kela myös toteaa, että palveluntuottaja voi hyödyntää kuntoutuksessa myös kevyemmin suojattuja digitaalisia sovelluksia, jos kuntoutuja antaa tähän kirjallisen suostumuksensa. Näitä sovelluksia ovat Kelan mukaan esimerkiksi sähköposti, tekstiviesti tai sosiaalinen media, joita voidaan käyttää yleisten ohjeiden antamiseen ja joiden perusteella ei ole pääteltävissä kuntoutujaa koskevia luottamuksellisia tietoja.

K: Millaiset sovellukset sopivat etäpalveluiden tuottamiseen? 

V: Videoneuvotteluohjelmien valinta on haastavaa. Aina ei ole selvää, miten hyvin ohjelmiston tarjoaja on huomioinut yksityisyyden ja salassapidon. Palveluntuottajan kannattaa ennen käyttöönottoa perehtyä tarkasti ohjelmistojen käyttö- ja tietoturvaehtoihin.  

Potilastietojärjestelmiin integroidut etäterapiapalvelut ovat lähtökohtaisesti turvallisia ja luotettavia. Kelan (2019) mukaan ilmaiset videoneuvotteluohjelmistot (esim. Skype) eivät täytä etäpalvelujen käytön edellytyksiä. Kyseisten järjestelmien käyttöä ei kuitenkaan ole yksiselitteisesti kielletty.  

Kela on laatinut suosituksen etäkuntoutukseen soveltuvista alustoista. Suositus kattaa etäkuntoutuksen tuottamisen laaja-alaisesti, se ei siis ole listaus pelkästään esim. videoneuvottelun mahdollistavista järjestelmistä. 

K: Voiko vastuun tietosuojasta siirtää asiakkaalle, jos tämä näin haluaa? 

V: Ei voi. Vastuu käytettävien yhteyksien tietosuojasta on aina palvelujen antajalla. Samoin vastuu etäpalveluiden käytön aikana syntyvien henkilötietojen käsittelyn tietoturvallisuudesta on palvelujen tuottajalla. 

K: Tarvitseeko asiakkaan kanssa sopia etäpalveluiden aloittamisesta kirjallisesti? 

V: Kyllä tarvitsee. Asiakkaan tulee tietoisesti suostua etäpalvelun käyttöön. Kirjallinen sopimus vaaditaan ainakin Kelan palvelukuvauksessa ja sen laatiminen on muissakin tapauksissa suositeltavaa. Sopimuksessa tulee käydä selkeästi ilmi, että molemmat osapuolet kannattavat etäkuntoutusmenetelmien käyttöä. Sopimuksessa kannattaa selkeästi mainita miten (esim. millä ohjelmistolla) etäkuntoutusta toteutetaan.

K: Kenelle etäkuntoutus soveltuu? 

V: Palveluntuottajan tulee huolellisesti ja yksilöllisesti arvioida, onko etäkuntoutus asiakkaalle soveltuvaa. Etäkuntoutus ei ole soveltuva ratkaisu esimerkiksi näissä tilanteissa: kuntoutuksen tarpeen arviointi edellyttää asiakkaan fyysistä tutkimista, asiakkaalla on alentunut kognitio tai hänellä on toiminnanohjauksen vaikeuksia, muistivaikeuksia tai muita etäkuntoutuksen turvallisuutta tai tehokkuutta alentavia tekijöitä. 

K: Miten varmistan asiakkaan henkilöllisyyden etäkuntoutuksen aikana? 

V: Asiakkaan tunnistamisen on perustuttava luotettavaan menetelmään. Tällaisia ovat esimerkiksi vahva tunnistaminen, josta säädetään laissa (laki vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisistä luottamuspalveluista). Tunnistamiseen käytetty menetelmä on oltava todennettavissa jälkikäteen. Tunnistautuminen liittyy käytännössä kuntoutuksen käynnistämiseen suoraan etäkuntoutuksena (vrt. henkilöllisyyden todentaminen vastaanotolla). Mikäli palveluntuottaja tuntee asiakkaan entuudestaan, voitaneen asiakkaan henkilöllisyys varmistaa kuten tavanomaisessa kuntoutuksessa, käytännössä esimerkiksi videokuvan välityksellä. 

K: Millaisia asiakirjamerkintöjä etäpalveluista tulee laatia? 

V: Etäkuntoutuksesta on laadittava vastaavat potilasasiakirjamerkinnät kuin tavanomaisesta kuntoutuksesta. Samoin asiakasrekisteriä on ylläpidettävä annettujen säännösten ja määräysten mukaisesti. Lisäksi tulee laatia etäkuntoutussopimus yhdessä asiakkaan kanssa. Etäpalvelujen antajan on täytettävä asianomaista toimintaa koskevan lainsäädännön lisäksi asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetun lain asettamat vaatimukset.
 

Muut etäpalveluiden käyttöönotossa huomioitavat asiat 

  • Alaikäisten etäterapiassa lapsen vanhemman tai muun turvallisen aikuisen pitää olla läsnä 
  • Asiakkaalla on oikeus kieltäytyä etäkuntoutuksesta 
  • Palveluntuottajan tulee päivittää THL:n määräyksen (2/2015) mukainen omavalvontasuunnitelma etäpalvelujen sisältö huomioiden 
  • Suomalaiset lait ja asetukset vaativat, että jos tietoja tallennetaan pilvipalvelimeen, tulee palvelimien olla EU:n alueella.  
  • Tietoa Valviran luvista 
  • Tietoa AVI:n luvista

Muistilista etäkuntoutuksen aloittamiseen 

  1. Lue Kelan ohje etäkuntoutuksen teknologiasta 
  2. Järjestä tarvittava teknologia ja huolehdi tietoturvasta Valviran ohjeiden mukaisesti. Vältä mahdollisuuksien mukaan ilmaisia videoneuvotteluohjelmistoja. Varaudu mahdollisiin ongelmiin etukäteen (esim. verkon toimintahäiriöt, laitteistojen toimimattomuus ym.) ja varmista kuntoutushenkilöstön riittävä osaaminen ja ongelmanratkaisukyky. 
  3. Arvioi asiakkaan kanssa etäkuntoutuksen soveltuvuus hänen kuntoutumisensa edistämiseen. Kysy asiakkaalta, kokeeko hän etäkuntoutuksen edistävän omaa kuntoutumistaan  
  4. Laadi asiakkaan kanssa sopimus etäkuntoutuksen aloittamisesta. Sopikaa kirjallisesti käytettävästä teknologiasta, mukaan lukien käytettävät ohjelmistot. Sopikaa toimintamalli ongelmatilanteiden varalle. 
  5. Harjoittele etäkuntoutuksen toteuttamista ennen asiakastilannetta testaamalla laitteisto ja miettimällä esim. mikrofonien ja videokuvan käyttöä, valaistusta ym. Varaudu tyypillisiin videoneuvotteluiden ongelmiin, kuten äänen kiertämiseen, kuvan sumenemiseen jne 
  6. Varmista, että asiakas saa riittävän ohjauksen käytettäviin menetelmiin ja tarvitsemansa tuen etäkuntoutuksen toteutukseen 

Hyödyllisiä ohjeita ja lukemista aiheesta 

Etäkuntoutuksessa käytettävä teknologia (Kela) 

Suositus Kelan etäkuntoutuksessa hyödynnettävistä alustoista 

Etäkuntoutus – laaja julkaisu (Kela)