Kymsoten kilpailutus herättää kysymyksiä

Kymsoten käynnissä oleva fysioterapiapalveluiden kilpailutus on herättänyt kysymyksiä. Kilpailun aikataulu on ensinnäkin asetettu erittäin tiukaksi: hankinta on ilmoitettu 25.2.2021, kysymyksiä saattoi esittää 5.3.2021 asti ja hankinta päättyy 19.3.2021. Hankinta on lisäksi ilmoitettu talvilomaviikolla ja siihen on ollut aikaa perehtyä vain viikko.

Suomen Fysioterapeuttien näkemyksen mukaan näin tiukalla aikataululla järjestetty hankinta on kohtuuton ja siten vastoin hankintalain 3 § ”suhteellisuuden vaatimuksia”. Laissa ei ole otettu kantaa hankintojen tarkkoihin aikatauluihin, joten olimme yhteydessä Kilpailu- ja kuluttajavirastoon aikataulun arvioimiseksi. Saamamme tiedon mukaan oikeuskäytännön perusteella kahden viikon aika on osoittautunut ns. minimiajaksi ja Kymsote on tulkinnut tällä perusteella ajan olevan riittävä. Olemme antaneet aikataulusta palautetta Kymsotelle ja ehdottaneet jatkossa väljempää aikataulua sekä riittävää aikaa kysymyksille.

Koska aihe on herättänyt paljon kysymyksiä ja yhteydenottoja jäseniltämme, olemme koonneet alle aiheeseen liittyviä keskeisiä kysymyksiä sen tiedon perusteella, mitä meillä on käytettävissä. Kysymyksiä voi edelleen lähettää liiton kehittämisasiantuntijoille, jotka selvittävät asiaa tarpeen mukaan. Yhteystiedot löydät tämän sivun lopusta.

Kysymyksiä ja vastauksia

K: Onko laatupisteillä merkitystä Kymsoten fysioterapiapalvelujen hankinnassa?

V: Ei ole. Hankinnassa muutamien fysioterapiapalvelujen (esim. neurologinen fysioterapia) osalta vaatimuksena on täydennyskouluttautuminen ja palveluntuottajilta edellytetään esimerkiksi omaa laatujärjestelmää ja esteettömiä toimitiloja, mutta hankinnassa ensisijaisuusjärjestys perustuu vain palvelun hintaan. Hankintayksiköltä saamamme perustelun mukaan aiemmissa hankinnoissa käytetty laatupisteytys ei ole ollut toimiva.

K: Onko osaamisella jatkossa lainkaan merkitystä?

V: Hankintayksikön mukaan osaamisella on edelleen merkitystä asiakkaiden ohjauksessa. Asiakkaita tullaan ohjaamaan puitesopimuksen kohdan 6 mukaisesti: Palveluntuottajaa valitessa ensisijaisuudesta voidaan poiketa erityisestä kuntoutuja kohtaisesta, lääketieteellisesti ja objektiivisesti arvioitavasta perusteesta johtuen (kuten palveluntuottajan kokemus, erityisosaaminen, olemassa oleva hoitosuhde tai palvelun sijainti). Palvelun luonteesta johtuen myös kuntoutujalla itsellään tai hänen läheisellään / huoltajallaan on mahdollisuus vaikuttaa terapeutin valintaan. Hankinnan liite 4 (Fysioterapeutit.xls) kannattaa täyttää huolellisesti erityisosaamisen osalta, koska tätä tietoa käytetään asiakkaiden ohjaamisessa. Mikäli saman erityisosaamisen omaavia palveluntuottajia on useita, asiakas ohjataan halvimman hinnan mukaisiin palveluihin.

K: Mitä tarkoitetaan muulla soveltuvalla erikoistumiskoulutuksella?

V: Hankintayksikön mukaan tarkempia rajauksia tai määrittelyitä ei ole tehty. Palveluntuottajan tulee itse arvioida koulutuksen soveltuvuus. Selkeästi määritellyissä täydennyskoulutusvaatimuksissa (esim. psykofyysinen fysioterapia) koulutusvaatimuksen tulee täyttyä täsmällisesti. Lasten ja nuorten fysioterapiassa selvitys pätevyysvaatimuksesta kirjataan liitteeseen 4 (Fysioterapeutit.xls) kohtaan selvitys edellisestä. Hankintayksikön mukaan tarkoituksena ei ole rajata palveluntuottajia hankinnan ulkopuolelle, joten täydennyskoulutuksia tulkittaneen joustavasti. Esimerkiksi neurologisen fysioterapian osalta muun soveltuvan koulutuksen ei ilmeisesti tarvitse olla laajuudeltaan Bobath-koulutusta vastaava.

K: Mitä Valviran hyväksymä yhteys tarkoittaa etäkuntoutuksessa?

V: Valvira, tietosuojavaltuutettu, Kela, Avi tai muukaan taho ei ole ottanut kantaa eri ohjelmistojen tietoturvallisuuteen. Arvio on jäänyt terveydenhuollon ammattilaisen vastuulle. Tietojemme mukaan Valvira ei edelleenkään arvioi yksittäisten ohjelmistojen tietoturvaa (asia on selvityksessä). Laissa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007) ei ole tietoturvaan liittyen täsmällisiä määritelmiä. Luvussa 5a on kuvattu tietojärjestelmien yleiset vaateet. Etäkuntoutusta voidaan toteuttaa sähköisiin potilastietojärjestelmiin integroiduilla liittymillä, jotka yleensä kuuluvat luokkaan A. Etäkuntoutusta voidaan toteuttaa myös muulla tavoin, esimerkiksi tavallisella puhelulla tai videopuhelulla. Tällöin ohjelmistoja on lukuisia, eikä niiden tietoturvasta ole olemassa riippumattoman tahon tekemää tietoturva-arviota. Olemme olleet hankintayksikköön yhteydessä asiasta. Mikäli etäkuntoutuksessa käytettävä tietojärjestelmä on potilastietojärjestelmään integroitu, tai muutoin kuuluu luokkaan A, voi kohtaan vastata nähdäksemme kyllä. Hankintayksikön mukaan oleellista on, että etäkuntoutuksessa käytetään tietoturvallista ohjelmistoa, ei esimerkiksi skypeä.

K: Mistä tiedän, onko potilasvakuutukseni voimassa etäkuntoutuksessa?

V: Potilasvakuutus on voimassa etäkuntoutuksessa, jos asiakas ja terapeutti ovat molemmat Suomessa. Potilasvakuutuksen vakuutusehdoista linjaa Potilasvakuutuskeskus, linjaukset perustuvat potilasvakuutuslakiin (948/2019). Potilasvahinkokeskus on kirjoittanut aiheesta hyvän blogin, jossa asiaa on käsitelty yksityiskohtaisemmin. Potilasvakuutuskeskus toteaa, että Potilas saa potilasvahinkolain turvan, kun terveydenhuollon ammattihenkilö tutkii tai hoitaa häntä etäyhteydellä. Potilasvahinkolakiin liittyy kuitenkin maantieteellinen rajaus, jolloin potilaan ja hoitoa antavan tahon tulee olla Suomen maantieteellisten rajojen sisäpuolella. Samat rajat koskevat etähoitoa. Muistathan, että liitto on hankkinut potilasvakuutuksen kaikille ammatinharjoittajille. Lue lisää vakuutuseduistamme täältä.

K: Mitä dynaaminen hankinta tarkoittaa?

V: Dynaaminen hankintajärjestelmä perustuu hankintalain (1397/2016) 49–52 §. Hankinnan tulee olla kokonaisuudessaan sähköisesti toteutettu ja hankinta on avoin kaikille soveltuvuusehdot täyttäville palveluntuottajille. Palveluntuottajien kanssa tehdään määräaikainen sopimus vuosille 2021–2023 ja lisäksi on kaksi optiovuotta. Kaikki minimivaatimukset täyttävät palveluntuottajat saavat sopimuksen, hinnaltaan halvin palveluntuottaja asetetaan ensisijaiseksi. Puitejärjestely avataan vuosittain, jolloin uusia palveluntuottajia voi tulla mukaan ja ensisijaisuusjärjestys päivitetään.

K: Voinko korottaa hintaa kesken sopimuskauden?

V: Puitesopimuksen kohdassa 8 todetaan, että hintaa voidaan tarkistaa ainoastaan dynaamisen puitejärjestelyn avaamisen yhteydessä. Hinnanmuutokseen vaadittuja perusteluja ei avata sopimuksessa eikä sen liitteissä. Hankintayksiköltä saamamme tiedon mukaan hintojen korotus on mahdollinen aina, kun puitesopimus on avoinna. Tulkitsemme tämän niin, että erityisiä perusteluja hinnanmuutokselle ei vaadita.

K: Kuinka paljon kuntoutuspalveluita pitää tuottaa, jos sopimuksen tekee?

V: Sopimuksessa tai sen liitteissä ei ole palveluiden tuottamiselle minimivelvoitetta, eikä palveluntuottajalle ole asetettu sanktioita, jos hän ilmoittaa, että ei tuota tilattuja palveluita.

K: Koska sopimuskausi alkaa ja päättyy?

V: Hankintayksiköltä saamamme tiedon perusteella tarkkaa alkamisajankohtaa ei ole määritelty, mutta hankintojen tulisi alkaa viimeistään 1.6.2021.

K: Tietosuojaan liittyvissä yhteydenotoissa vaaditaan reagoimaan ilman aiheetonta viivästystä (Liite 2a kohta 4.8.) ja vastaamaan viikon kuluessa. Voiko lomalla irtautua lainkaan työstä?

V: Hankintayksikön mukaan keskeistä on, että yhteydenottoon reagoidaan jollain tavalla, esimerkiksi automaattisella lomaviestillä, jossa on tieto koska palveluntuottaja palaa työhön ja lukee ko. viestin. Erityisen kiireellisiä asioita varten voi olla järkevää antaa lomaviestissä sellainen yhteystieto, josta on tavoitettavissa myös loma-aikana, mutta sopimus ei tähän varsinaisesti velvoita.

K: Miten arvioin oman palveluni hintatasoa?

V: Puitesopimuksen 7. kohdan mukaan hintojen tulee sisältää kaikki sopimuksen kohteen toteuttamisesta aiheutuvat matka- ja majoituskustannukset, päivärahat, ylityökorvaukset, korvaukset matka-ajasta sekä muut vastaavat kulut ja kustannukset. Hinnat sisältävät myös muun muassa osallistumisen sopimuksen mukaisiin kokouksiin, assistenttipalvelut, kopiointikustannukset, postituskustannukset, puhelinkustannukset ja muut toimittajan yleiskustannukset. Oman hinnan tulee perustua oman yrityksen kustannuksiin: palvelu kannattaa hinnoitella siten, että liiketoiminta on kannattavaa. Kilpailulaki (948/2011) estää liittoa antamasta hintasuosituksia. Kehittämisasiantuntija Jarmo Mäkelältä saat yksilöllistä apua ja neuvoja hintatason arviointiin.

K: Mitä alihankkijoilla tarkoitetaan?

V: Hankintayksikön mukaan alihankkijoiksi luetaan ainoastaan kuntoutuspalveluja tuottavat toimijat. Potilastietojärjestelmien toimittajat, it-tuki ja muut potilastietoja käsittelevät tahot eivät ole tässä yhteydessä tarkoitettuja alihankkijoita.

K: Tarvitseeko rikosrekisteriote lähettää hankintayksikköön?

V: Ei tarvitse. Oikeusrekisterikeskuksen mukaan Ostopalvelusopimuksen yhteydessä toimeksiantaja ei ole oikeutettu rikosrekisteritietojen tarkistamiseen. Ostopalvelusopimuksen tarjoajaosapuolen rikostausta tulee tarkastettavaksi lupa- tai ilmoitusmenettelyn yhteydessä Aluehallintoviraston tai Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontaviraston, Valviran toimesta. Rekisteriotetta ei siis voida vaatia itsenäisiltä ammatinharjoittajilta, eikä oikeusrekisterikeskus luovuta rikosrekisteriotteita hankintayksikön nähtäväksi. Jos yrityksessä on työntekijöitä, voi yksikön esimies tarkistaa rikosrekisteriotteet ja ilmoittaa hankintayksikölle asian olevan kunnossa esimerkiksi vapaamuotoisella selvityksellä (rikosrekisteriotteita ei tule kopioida, antaa työnantajalle säilytettäväksi eikä välittää eteenpäin).

K: Millaisia yllättäviä kustannuksia sopimusehdot voivat aiheuttaa?

V: Liitteessä 2a (henkilötietojen käsittelyn ehdot) on useampia ehtoja, jotka voivat aiheuttaa palveluntuottajalle kustannuksia. Puitesopimuksessa näihin kustannuksiin viitataan vain epäsuorasti, joka tekee kustannusten arvioimisesta vaikeaa. Liite 2a ei jaa kustannuksista syntyviä vastuita täsmällisesti, joten on mahdollista, että ne jäävät kokonaisuudessaan palveluntuottajien kannettavaksi. Olemme olleet hankintayksikköön yhteydessä asian selkeyttämiseksi. Liite 2a koskee laajaa kirjoa eri palveluita ja hankintayksikkö on haluton muuttamaan liitettä kuntoutuspalveluihin täsmällisemmin sopivaksi. Hankintayksikkö vakuuttaa, että tarkoitus ei ole aiheuttaa palveluntuottajille kohtuuttomia kustannuksia. On kuitenkin hyvä muistaa, että esimerkiksi koronaviruksen aiheuttamissa yllättävissä suojainkustannuksissa sairaanhoitopiirit eivät Eksotea lukuun ottamatta tulleet kustannusten korvauksissa lainkaan vastaan, vaikka jopa STM näin vahvasti suositteli. Perusteluna käytettiin pääasiassa sitä, ettei suojainten korvauksista oltu sovittu hankintasopimuksessa. Epäselvissä tilanteissa tarkastellaan lopulta aina täsmällisiä sopimuskirjauksia, eikä hankintayksikön vakuutuksilla ole silloin juurikaan arvoa. Alla on eriteltynä nähdäksemme keskeisimmät liitteen 2a sopimusehdot, joista voi aiheutua kustannuksia.

Kohta 4.5

Toimittajan (palveluntuottaja) tulee teknisesti pystyä poistamaan Tilaajalle (kymsote) suostumuksen peruttaneen rekisteröidyn henkilötiedot omilta taltioiltaa.

Kohta 11.4.

Toimittajalla on velvollisuus omalla kustannuksellaan tietoturvallisella tavalla hävittää omilta taltioiltaan mahdolliset kopiot Tilaajan henkilötiedoista, ellei muuta ole sovittu. Toimittajan tulee Tilaajan pyynnöstä ilman erillisveloitusta esittää hävittämisestä kohtuullinen selvitys. 

Tietojen poistaminen potilastietojärjestelmästä maksaa järjestelmästä riippuen useita satoja euroja. Järjestelmätuottajalta kannattaa varmistaa tietojen poistamisen kustannukset, sekä muut poistamisen edellyttämät vaatimukset. Tietojen poistamisen velvoite tulee lainsäädännöstä, joten vaatimus on perusteltu.

Kohta 5.2.

Tilaajalla on oikeus muuttaa, täydentää ja päivittää Palveluntuottajalle antamiaan henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskevia ohjeita. Jos ohjeiden muutoksista aiheutuu sopimuksen mukaisiin palveluihin liittyviä muita kuin vähäisiä muutoksia, niiden vaikutuksesta sovitaan Sopimuksen mukaisessa muutoshallintamenettelyssä tai muutoshallintamenettelyn puuttuessa kirjallisella muutossopimuksella. Toimittajalle merkittävää lisätyötä aiheuttavien muutosten lisäkustannuksista sovitaan erikseen Sopimuksen tai sen hintaliitteen hintojen mukaisesti.

Henkilötietojen käsittelyn ohjeistus voi muuttua esimerkiksi viranomaisohjeistusten tai lakimuutosten vuoksi kesken sopimuskauden. Tämä voi aiheuttaa kustannuksia, joiden suuruutta ei voida arvioida. Sopimuksessa kulujen sopiminen jää erillisen neuvottelun varaan, jolloin on mahdollista, että kustannukset jäävät kokonaisuudessaan palveluntuottajan kannettaviksi.

Kohta 11.3.

Sopimuksen päättyessä tai purkautuessa Toimittaja palauttaa tietoturvallisella tavalla Tilaajalle kaikki Tilaajan puolesta käsitellyt henkilötiedot 30 päivän kuluessa tai erikseen sovitun ajanjakson aikana. Tilaajan henkilötiedot tulee palauttaa yleisesti käytetyssä muodossa ja niiden tulee olla käsiteltävissä myös muilla kuin Toimittajan käytössä olevilla tietojärjestelmillä ilman rojalteja ja lisenssimaksuja tai muita käsittelyä rajoittavia ehtoja. Toimittajalla ei ole oikeutta erillisveloitukseen Tilaajan aineiston palauttamisesta.

Ostopalveluasiakkaiden kohdalla potilastiedot kuuluvat Tilaajan eli Kymsoten potilasrekisteriin. Palveluntuottajan tulee pystyä toimittamaan kaikki potilasasiakirjat Tilaajalle. Tämä johtuu lainsäädännöstä. Sopimuksessa ei ole täsmällisesti ilmaistu, miten tieto tulee luovuttaa, joten kustannusten arvioiminen on hyvin vaikeaa. Tietojen poiminta sähköisestä potilastietojärjestelmästä edellyttää todennäköisesti erillistä rekisteriä, johon tiedot on kirjattu (esimerkiksi toinen toimipaikka potilastietojärjestelmässä). Poiminta ei välttämättä ole mahdollista kuin tietyssä tiedostomuodossa, tai tiettyyn tiedostoon tehty poiminta voi maksaa huomattavan paljon. Tietojen kerääminen järjestelmästä esim. pdf-muotoon saattaa maksaa arviolta sadoista euroista muutamaan tuhanteen euroon, tarkemmat hintatiedot kannattaa pyytää järjestelmätoimittajalta. Kymsote ei ole tarkentanut missä tilanteissa se tietoja pyytää, tai pyytääkö niitä lainkaan. Olemme olleet hankintayksikköön yhteydessä tästä ongelmasta, asian selvittäminen on vielä kesken. Palveluntuottajan kannattaa kuitenkin varautua siihen, että tietojen luovutuksesta voi syntyä kustannuksia. Olemme esittäneet hankintayksikölle mahdollisuutta neuvotella tietojen luovutusten kustannuksista. Todennäköistä kuitenkin on, että sopimusehtoja ei tulla muuttamaan.

K: Yhteenveto hankinnasta

V: Hankintayksikkö kannustaa mahdollisimman montaa palveluntuottajaan osallistumaan hankintaan. Hankintayksikön tarkoituksena ei ole karsia palveluntuottajia, vaan kaikki kriteerit täyttävät tuottajat halutaan mukaan. Keskeisintä on, että palveluntuottajat täyttävät hankinnan hinta- ja osaamisosiot huolellisesti, hankintayksiköstä luvattiin apua muiden osioiden täyttämiseen. Tietosuojaan ja potilastietoihin liittyvät vaatimukset eivät kaikilta osin ole täsmällisiä ja hintaa muodostaessa kannattaa huomioida, että potilastietojen luovuttamiseen ja poistamiseen liittyen voi syntyä kustannuksia. Sähköisten järjestelmien käyttäjien kannattaa selvittää hintoja omalta järjestelmätoimittajalta. Autamme liitossa mielellään hankintaan liittyvien kysymysten selvittämisessä. Potilastietojen ja potilasrekisterien osalta laitamme myöhemmin vielä lisätietoa.