Asiakastietolaki pitää sisällään siirtymäsäännöksiä, joiden mukaan osa sellaisista tiedoista sosiaali- ja terveydenhuollossa, joiden ei ole aiemmin ollut pakollista siirtyä kansalliseen asiakastietovarantoon, eli Kantaan, tulee jatkossa siirtyä. Suuri osa siirtymäsäännöksistä ei kosketa fysioterapiassa syntyviä asiakirjoja.
Fysioterapian näkökulmasta keskeisin huomioitava asia liittyy sosiaalipalveluiden yhteydessä annettavissa terveyspalveluissa syntyviin potilasasiakirjoihin. Viimeistään 1.10.2026 kyseisiin palveluihin liittyvät potilasasiakirjat tulee tallentaa Kantaan. Tällaisia ovat esimerkiksi tehostetussa palveluasumisessa tai vastaavien sosiaalipalveluiden yhteydessä kirjattavat potilastiedot. Aiemmin nämä tiedot on voitu kirjata sosiaalihuollon asiakasrekisterin osarekisteriin.
Suomen Fysioterapeuttien erityisasiantuntija Emmi Aalkivi muistuttaa, että edellä mainittua tilannetta lukuun ottamatta lakiin kirjatut siirtymäsäännökset eivät edelleenkään velvoita ottamaan käyttöön sähköistä potilastietojärjestelmää.
– Fysioterapiapalveluissa paperille kirjaaminen on edelleen lain puitteissa mahdollista.
Mikäli potilastiedot kirjataan Kanta-sertifioituun sähköiseen potilastietojärjestelmään, tulee tiedot siirtää ja arkistoida Kantaan, kuten aiemminkin.
Aalkivi kertoo saavansa jonkin verran kysymyksiä siitä, voiko fysioterapeutti kirjata potilastietoja esimerkiksi ajanvarauksiin suunniteltuun järjestelmään. Lain puitteissa se on periaatteen tasolla mahdollista, käytännössä ei.
– Vaikka laki salliikin muiden kuin Kanta-sertifioitujen järjestelmien käyttämisen, tällaiset järjestelmät eivät todennäköisesti kuitenkaan käytännössä kata potilastietojen käsittelyä koskevia vaatimuksia, hän muistuttaa.
Lisäksi on huomioitava asiakastietolain määrittelemät asiakastietojen käsittelyä koskevat vaatimukset, mm. salassapito (703/2023, 2 luku 4§), käyttöoikeudet (703/2023, 2 luku 9§), lokitiedot (703/2023, 2 luku 10§), tunnistautuminen (703/2023, 2 luku 8§) ja säilytysajat (703/2023, 4 luku 23§ ja liite).
– Järjestelmässä tulee siis voida rajoittaa tietojen käyttöoikeuksia, jotta potilastietoihin pääsevät vain ne ammattihenkilöt, jotka työtehtävissään niitä tarvitsevat.
Aalkivi korostaa, että kaiken tiedon ei pidä automaattisesti olla kaikkien saatavilla. Pääsy tulee voida rajoittaa vain kunkin ammattihenkilön työtehtävien kannalta välttämättömiin tietoihin, ja tietoihin tulee aina päästä käsiksi vain tunnistautumisen kautta.
Järjestelmän pitää pystyä myös yksilöimään, kuka tietoja on kirjannut ja milloin kirjauksia on tehty. Jokaisesta muutoksesta tai lisäyksestä on jäätävä erillinen, jäljitettävissä oleva lokitieto, ja näiden tietojen tulee olla kerättävissä järjestelmästä.
Säilytysaikojen osalta tietoja saa säilyttää järjestelmässä vain asiakastietolaissa säädetyn ajan. Sen jälkeen ne tulee arkistoida. Tällöin muuta kuin Kanta-sertifioitua järjestelmää käyttäessä vaihtoehtona on vain manuaalinen arkistointi joko paperille tai suojatulle, ulkoiselle kovalevylle.
Joskus ajanvarausjärjestelmä voi myös olla erillään sähköisestä potilastietojärjestelmästä tai paperisista potilastiedoista. Sekin on sallittua, kunhan ajanvarausjärjestelmä täyttää henkilötietojen käsittelyn tietosuojastandardit.
Suomen Fysioterapeutit ei suosittele potilastietojen kirjaamista mihinkään muuhun sähköiseen tietojärjestelmään kuin terveydenhuollon tarpeisiin suunniteltuun A-luokan Kanta-sertifioituun potilastietojärjestelmään.
Kantasertifioitu potilastietojärjestelmä:
Kanta-sertifioitu potilastietojärjestelmä on terveydenhuoltoa varten tehty potilasjärjestelmä, jonka avulla potilastiedot voi suoraan siirtää Kanta-arkistoon.
Paperille kirjaaminen:
Tarkoittaa potilastietojen kirjaamista käsin tai tietokoneella (esim. word:lla), siis muuten kuin sähköistä potilastietojärjestelmää käyttäen. Tietokonetta voi käyttää paperille kirjatessa kirjoituskoneen tapaan. Tietokone ei saa kirjatessa olla yhteydessä verkkoon, eikä tiedostoa saa tallentaa tietokoneelle tai pilveen. Kirjauksen voi joko tulostaa paperille arkistoitavaksi tai siirtää ulkoiselle (suojatulle) kovalevylle.
Muu sähköinen järjestelmä:
Tällainen voi olla muuhun kuin terveydenhuollon tarpeisiin kehitetty järjestelmä, esimerkiksi ajanvarauksiin tai laskutukseen painottuva järjestelmä, jossa kuitenkin asiakkaan tietoihin voi kirjata (lisä)tietoja. Tällaista järjestelmää ei tule käyttää potilastietojen kirjaamiseen, ellei se täyty kaikkia edellä mainittuja vaateita potilastietojen käsittelystä.
Erityisasiantuntija
(yksityinen sektori, kirjaaminen)
p. 045 7884 3359
emmi.aalkivi@suomenfysioterapeutit.fi | Lähetä turvapostia
