Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sekava lakikokonaisuus on vihdoin saanut ansaitsemansa kokonaisuudistuksen. Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä tulee voimaan 1.1.2024. Uusi laki sisältää sekä asiakastietojen ja asiakirjojen käsittelyyn että tietojärjestelmiin liittyvän sääntelyn. Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittely on uuden lain myötä aiempaa yhdenmukaisempaa ja laki on yhdenmukainen EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen kanssa.
Lakimuutos ei velvoita ilman potilastietojärjestelmää toimivia pieniä palveluntuottajia liittymään Kantaan. Muiden osalta liittyminen on pakollista. Lain valmistelussa painotetaan mahdollisimman laajaa liittymistä, koska sen myötä asiakkaan tiedot ovat aina käytettävissä siellä, missä asiakas asioi. Ilman potilastietojärjestelmää asiakastietolain velvoitteiden täyttäminen on kuitenkin haastavaa, tietoturvasta huolehtiminen on vaikeaa ja asiakasasiakirjojen hallinnan kustannukset nousevat helposti korkeiksi.
Sivullisen määritelmä täsmentyy
Asiakastietoja ei saa luovuttaa sivullisille suullisesti, kirjallisesti tai muillakaan tavoin. Uusi laki täsmentää sivullisen määritelmän seuraavasti: sivullisella tarkoitetaan sellaisia asiakkaan palveluun tai hoitoon osallistuvia tahoja, jotka eivät toimi sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunjärjestäjän tai apteekin palveluksessa, lukuun tai toimeksiannosta. Palvelujen järjestämisellä tarkoitetaan tässä yhteydessä sellaista toimintaa, jossa syntyy asiakkuus- tai hoitosuhde.
Tietojenkäsittelyoikeus voi edelleen olla myös muilla kuin sote-ammattihenkilöillä, hallinnollisissa tehtävissä, asiakaslaskutuksessa ja ajanvarauksessa toimivilla.
Sivullisuus määritellään jatkossa toimintayksikön sijaan palvelunjärjestäjän ja/tai palvelunjärjestäjän lukuun toteuttavan toiminnan perusteella. Muutos mahdollistaa tietojen käsittelyn esimerkiksi hyvinvointialueen eri toimintayksikössä ilman, että tietojen luovuttamiseen toimintayksiköiden välillä tarvittaisiin asiakkaan lupa.
Käyttöoikeuksien määräytymisestä voit lukea lisää täältä.
Asiakkaiden oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä kaventuu
Tietosuoja-asetuksen 18. artikla antaa asiakkaalle oikeuden tietojen käsittelyn rajoittamiseen. Asiakastietolaki antaa sote-palvelunjärjestäjälle oikeuden kieltäytyä tietojen käsittelyn rajaamisesta, jos tiedon rajoittamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa asiakkaan terveydelle tai hoidolle taikka asiakkaan tai jonkun muun oikeuksille.
Rekisterinpito selkeytyy
Fysioterapiayrityksen toiminnan loppuessa vastuu rekisterinpidosta siirtyy yrityksen kotipaikan mukaiselle hyvinvointialueelle, jonka rekisterinpitoon asiakasasiakirjat ja niihin liittyvät lokitiedot tulee toimittaa viipymättä. Toiminnan päättyessä on turvattava asiakkaiden oikeus asiakastietoihinsa ja mahdollistaa tietojen tarkoituksenmukainen luovuttaminen lain edellyttämällä tavalla.
Jos toiminta päättyy palvelunjärjestäjän kuoleman tai konkurssin takia, asiakirjojen toimittamisesta vastaa kuolinpesä tai konkurssipesä pesän kustannuksella. Tietojen toimittamisen jälkeen vastuu asiakkaiden oikeuksien toteutumisesta on hyvinvointialueella.
Päättyneen toiminnan asiakirjat on pidettävä erillään uuden rekisterinpitäjän omasta rekisteristä. Hyvinvointialue ei saa käyttää päättyneen toiminnan asiakastietoja omassa toiminnassaan, jos asiakas ei ole antanut lupaa tai on kieltänyt luovutuksen.
Kela voi säilyttää asiakasasiakirjoja ja toimia henkilötietojen käsittelijänä hyvinvointialueen lukuun. Sähköiset asiakasasiakirjat on mahdollista tallentaa valtakunnallisiin tietojärjestelmäpalveluihin, vaikka fysioterapiayritys ei olisi aiemmin liittynyt Kantaan. Asiakirjat olisivat kuitenkin ainoastaan rekisterinpitäjän saatavilla, eikä asiakas pääsisi niihin itse käsiksi OmaKannan kautta.
Kela voi ottaa säilytettäväkseen myös paperiset asiakirjat sekä muun sähköisen aineiston ja lokitietoja.
Asiakasasiakirjojen hallinta, rekisterinpito ja erilaiset yksityiskohdat herättävät usein kysymyksiä. Liitosta saat apua arjen ongelmissa, ole rohkeasti yhteydessä, jos kysymyksiä herää! Järjestämme aiheesta myös koulutusta syksyllä 2023.
Lue myös
Liiton lausunto hallituksen esitykseen laiksi sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä
STM: Uusi laki sääntelemään sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelyä
Erityisasiantuntija
(yksityinen sektori, kirjaaminen)
p. 045 7884 3359
emmi.aalkivi@suomenfysioterapeutit.fi
