Liity jäseneksi
eAsiointi
16/12/2021

BLOGI: Uusi asiakastietolaki – mikä muuttui? 

Uusi asiakastietolaki on tullut voimaan 1.1.2021. Lakimuutoksen myötä sosiaalihuolto liittyy Kanta-palveluihin, reseptiarkistosta luovutaan, tiedon luovutuksiin liittyvät luvat ja suostumukset muuttuvat ja uutena palveluna otetaan käyttöön omatietovaranto, johon kansalaiset voivat tallentaa itse tuottamiaan hyvinvointitietoja. Lakiuudistuksen myötä velvollisuus liittyä Kanta-palveluihin tiukentuu. Lue muutosten aikataulutuksesta tarkemmin täältä tai ks. 784/2021 52 §.  

Potilas on nyt asiakas  

Tähän saakka terveydenhuollossa asioivaa henkilöä on kutsuttu potilaaksi (785/1992, 2 §) ja sosiaalihuollossa asioivaa henkilöä asiakkaaksi (812/2000, 2 §). Jatkossa henkilöä, joka käyttää sosiaali- tai terveydenhuollon palveluja, tai kumpaakin, kutsutaan asiakkaaksi (784/2021, 3 §). Vastaavasti käytetään käsitteitä asiakasasiakirja ja asiakastieto tarkoittamaan sekä sosiaali- että terveydenhuollon asiakirjoja ja tietoja. 

Sosiaali- ja terveydenhuollon palveluiden järjestämiseen liittyvät käsitteet palvelunantaja, palvelunjärjestäjä ja palveluntuottaja. Käsitteellä palvelunantaja tarkoitetaan toimijaa, joka järjestää ja tuottaa sosiaali- ja terveyspalveluita. Palvelunjärjestäjällä tarkoitetaan sekä järjestämisvastuussa olevaa palvelunantajaa (esim. terveyskeskus, Kela), että sellaista yksityistä palvelunantajaa, joka tuottaa sote-palveluita asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen perusteella (esim. fysioterapiayritys tai itsenäinen ammatinharjoittaja ja itse maksava asiakas). Palveluntuottajalla tarkoitetaan sellaista palvelunantajaa, joka joko palvelunjärjestäjän asemassa tuottaa itse sosiaali- tai terveyspalvelua tai tuottaa sosiaali- tai terveyspalvelua palvelunjärjestäjän lukuun. (784/2021, 3 §). Palveluntuottaja voi siis olla esimerkiksi terveyskeskus, joka tuottaa palveluita itse, tai fysioterapiayritys, joka tuottaa palveluita terveyskeskuksen lukuun esimerkiksi ostopalveluna tai palvelusetelillä. 

Asiakkaan informointi 

Uusi asiakastietolaki velvoittaa kaikkia sosiaali- ja terveydenhuollon toimijoita huolehtimaan asiakkaan informoinnista (784/2021, 16 §). Kanta.fi -sivustolta löytyy valmis materiaali asiakkaan informoimiseksi. Asiakastietolain muutoksen jälkeen asiakkaille on tullut omakantaan hyväksyttäväksi uusi informointi 

Asiakkaalle aiemmin annettu informointi säilyy voimassa ja toimii rinnakkain uuden Kanta-informoinnin kanssa. Asiakkaiden tulee lakimuutoksen jälkeen saada uusi Kanta-informointi, mutta terveydenhuollossa ei tarvitse tehdä uutta massainformointia. 1.11.2021 jälkeen Omakantaan kirjautuminen on ohjannut suoraan uuteen informointiin, joka on ollut pakko hyväksyä päästäkseen käyttämään palvelua. Terveydenhuollossa uuden informoinnin pystyy kuittaamaan vastaanotetuksi, kun potilastietojärjestelmiin on päivitetty siihen tarvittava toiminnallisuus. Potilastietojärjestelmän tulisi myös tunnistaa, jos asiakas on jo saanut Kanta-informoinnin. Jos asiakas on tarve informoida ennen kuin potilastietojärjestelmä on päivittynyt, voi merkinnän informoinnista tehdä vanhan informoinnin mukaisesti. (kanta.fi 14.12.2021). 

Asiakkaan laaja suostumus tietojen käsittelyyn poistuu 

Terveydenhuollossa on tähän saakka pyydetty henkilöltä laaja suostumus tietojen luovuttamiseen. Henkilö on tämän jälkeen voinut kieltää tiettyjen tietojen luovuttamisen asettamalla luovutuskiellon. Laaja suostumus ei kuitenkaan ole EU:n tietosuoja-asetuksen mukainen, jonka vuoksi siitä on lakiuudistuksessa luovuttu. Uudessa asiakastietolaissa tietojen luovutus perustuu asiakkaan informointiin, lainsäädäntöön ja asiakassuhteen olemassaoloon, ei asiakkaalta kysyttävään suostumukseen 

Aiemmin pyydetyn laajan suostumuksen tilalle tulee luovutuslupa, jonka asiakas hyväksyy saadessaan uuden Kanta-informoinnin. Kuten edellä todettiin, asiakastietoja voidaan edelleen käsitellä ja luovuttaa myös aiemmin annettujen suostumusten mukaisesti (Kanta.fi, 3.11.2021). Uusi informointi tai aiemmin annettu laaja suostumus mahdollistaa siis tietojen katselun, ellei asiakas erikseen aseta kieltoa tietojen katselulle. 

Sote-ammattilaisen tulee viivytyksettä kirjata asiakastietojärjestelmään merkintä uudesta Kanta-informoinnista, luovutusluvista tai asetetuista kielloista. Asiakas voi rajata tietojen luovuttamista luovutuskiellolla Omakannan kautta. Uuden asiakastietolain myötä suostumus- ja kieltoasiakirjoja ei tarvitse enää allekirjoittaa eikä arkistoida toimintayksiköissä (kanta.fi, 1.11.2021). Aiemmat allekirjoitetut suostumus- ja kieltolomakkeet tulee säilyttää ja arkistoida aiemman säädöksen mukaisesti, eli säilytysaika on 120 vuotta asiakkaan syntymästä (kanta.fi, 14.12.2021). 

Kanta-palveluiden tiedonhallintapalvelu muuttuu tahdonilmaisupalveluksi, johon kootaan tiedot asiakkaan saamasta Kanta-informoinnista, luovutusluvat, luovutuskiellot, hoitotahto ja elinluovutustahto (kanta.fi, 8.11.2021). Informointimerkinnän puuttuminen estää tietoihin pääsyn (kanta.fi, 1.11.2021). 

Sote-ammattilaisen oikeus asiakastietojen käsittelyyn 

Sote-ammattilaisen oikeus asiakastietojen katseluun perustuu edelleen sekä asiakassuhteeseen että työtehtävään ja edelleen vain välttämättömiä tietoja saa katsella. Tulevaisuudessa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastiedot ovat nähtävillä kumpaankin suuntaan, ellei asiakas ole asettanut tietojen luovutukselle kieltoa. 

Sosiaali- ja terveysministeriön asetuksella säädetään tarkemmin tietojen käyttöoikeuksista, eli raamitetaan sitä, millaiset tiedot on eri työtehtävissä katsottu välttämättömiksi. Uusi asetus on juuri ollut lausuntokierroksella ja sillä tullaan tarkentamaan sote-ammattilaisten oikeuksia käsitellä asiakas- ja potilastietoja. Asiakkaan suostumusta voi edelleen käyttää tietojen käsittelyn perusteena, jos suostumus on yksilöity, tietoinen, vapaaehtoinen, yksiselitteinen ja nimenomainen (EU 216/679). 

Esimiesten ja yrittäjien on hyvä huomioida, että asiakastietojen käyttöoikeuksista ja käyttäjistä tulee pitää rekisteriä, josta nähdään asiakastietoja käsittelevät henkilöt (myös ei-soteammattilaiset, kuten IT-tuki ja ajanvaraushenkilökunta) ja heidän käyttöoikeutensa. Tietojen käytöstä ja luovutuksesta tulee myös edelleen kerätä lokitietoja, jolloin voidaan jälkikäteen tarkistaa, kuka tietoja on katsonut. 

Tietojen luovuttaminen sosiaali- ja terveydenhuollon ulkopuolelle 

Lakimuutoksen myötä tietoja voidaan myös luovuttaa sosiaali- ja terveydenhuollon ulkopuolelle ilman kansalaisen nimenomaista suostumusta, jos tietojen saajalla on oikeus saada tietoja nähtäväkseen. Kanta-palveluiden avulla voidaan siis jatkossa välittää esimerkiksi todistuksia ja lausuntoja sosiaali- ja terveydenhuollon ulkopuoliselle toimijalle. Asiakkaan pyynnön perusteella voidaan myös edelleen välittää tietoja sille toimijalle, jota varten asiakirja on laadittu. (HE 212/2020 vp). 

Tietoa luovuttava taho on vastuussa siitä, että tietoa luovutetaan vain sen verran kuin mitä tiedon saajalla on oikeus lain tai suostumuksen nojalla saada. Tiedon luovuttaminen edellyttää aina luovuttavan tahon harkintaa ja vain välttämätön asiakastieto voidaan luovuttaa. Tiedon saajan oikeus saada tietoa on perustuttava lakiin tai asiakkaan antamaan suostumukseen. (HE 212/2020 vp). 

Kanta-palvelut on tehnyt hyvän tietopaketin tietojen luovuttamiseen liittyen. Kuvauksen tietojen luovuttamisen kokonaisuudesta löydät täältä. Tutustu myös muihin Potilastiedon arkiston toimintoihin, uutena mm. lähete ja hoitopalaute sekä terveys- ja hoitosuunnitelma -toiminnallisuudet. 

Omatietovaranto  

Kanta-palveluiden yhteyteen perustetaan omatietovaranto, jonne henkilöt voivat tallentaa omia hyvinvointitietojaan. Hyvinvointitietojen käytöstä päättää kansalainen itse, eli tietoja voi lisätä tai poistaa itsenäisesti. Kansalainen voi myöntää palvelunantajille pääsyn omiin hyvinvointitietoihinsa. Hyvinvointitietoja voidaan kerätä esimerkiksi älylaitteilla. Ammattilainen voi katsoa kansalaisen hyvinvointitietoja, jos ammattilaisen ja kansalaisen välillä on asiakas- tai potilassuhde. Kanta-palveluihin tallennettuja asiakas- ja potilastietoja voi myös jatkossa luovuttaa hyvinvointisovelluksissa hyödynnettäväksi. (HE 212/2020 vp). 

Kantaan liittyminen pakolliseksi 

Uusi asiakastietolaki tiukentaa velvoitetta liittyä Kanta-palveluihin. Yksityisen sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunantajalla, kuten fysioterapiayrityksellä, on lähtökohtaisesti ehdoton liittymisvelvollisuus. Poikkeuksena ovat ne yksityiset ammatinharjoittajat tai pienet palveluntuottajat, joilla ei ole käytössään valtakunnallisiin tietojärjestelmäpalveluihin liitettävää potilas- tai asiakastietojärjestelmää (784/2021, 7 §). Ammatinharjoittajien ja pienten palveluntuottajien on toistaiseksi mahdollista jatkaa potilasasiakirjojen hallintaa ja laadintaa paperijärjestelmällä. Tällöinkin tulee noudattaa mm. tietosuojaan ja tietojen luovutukseen liittyviä käytänteitä. Jos tietojärjestelmä on käytössä, mutta Kantaan ei ole vielä liitytty, tulee liittyminen tehdä välittömästi (siirtymäaika koskee vain sosiaalihuollon toimijoita). Aiemmassa laissa liittymisvelvoite koski ehdottomana julkista sektoria ja ehdollisena sellaisia yksityisiä palveluntuottajia, jotka toteuttivat potilasasiakirjojen arkistoinnin sähköisesti.  

Kanta-palveluiden kanssa yhteensopivia potilastietojärjestelmiä on markkinoilla useita. Edullisimmissa ratkaisuissa maksetaan potilastietojärjestelmästä vain sen käytön mukaan, joka helpottaa esimerkiksi sivutoimisten yrittäjien toimintaa. Kannattaa tutustua ohjelmistotarjoajien palveluihin huolellisesti.  

Kantaan tallennettavat asiakirjat 

Kantaan tulee viedä kaikki valmiit alkuperäiset asiakasasiakirjat (784/2021, 8 §). 1.10.2026 alkaen Kantaan on tallennettava myös ajanvarausasiakirja asiakkaalle varatuista ja hänelle ilmoitettavista terveydenhuollon ajanvarauksista ja 1.10.2029 alkaen video- ja äänitallenteet sekä valokuvat, piirustukset ja havainnekuvat (esim. kipupiirros) sekä biosignaalit (esim. EMG-tulosteet) (784/2021, 52 §). Hoitotyön päivittäismerkinnät (hoitokertomusmerkinnät) tulee siirtää Kantaan 1.10.2029 alkaen. Sosiaalihuollon siirtymäsäännökset löytyvät asiakastietolain 52 pykälästä. Sosiaali- ja terveysministeriön asetuksella voidaan myöhemmin säätää vielä tarkemmin siitä, milloin viimeistään ja missä laajuudessa asiakirjoja on tallennettava Kantaan. Uutta vaiheistusasetusta ei ole vielä annettu. 

Rekisterinpitäjät eri tilanteissa 

Sosiaali- ja terveydenhuollon palveluissa syntyvien asiakastietojen ja käyttölokien rekisterinpitäjä on edelleen palvelun järjestämisestä vastaava palvelunantaja (784/2021, 4§). Fysioterapiayritys toimii siis rekisterinpitäjänä omille asiakkailleen. Terveyskeskuksen, sairaanhoitopiirin tai tulevaisuudessa hyvinvointialueen ostopalveluissa ja palvelusetelihankinnoissa rekisterinpitäjä on kuitenkin lähettävä taho. Itse maksavien asiakkaiden, kelan asiakkaiden ja vakuutusyhtiöiden asiakkaiden rekisterinpitäjä on fysioterapiayritys (Kela ja vakuutusyhtiö eivät ole sote-toimijoita eivätkä voi siksi toimia rekisterinpitäjinä). 

Ostopalveluissa ja palvelusetelihankinnoissa palveluntuottaja (fysioterapiayritys) toimii siis tietojen käsittelijänä ja palvelunjärjestäjä (hyvinvointialue) toimii rekisterinpitäjänä. Palveluntuottaja (fysioterapiayritys) vastaa asiakastietojen kirjaamisesta ja tallettamisesta, käyttöoikeuksien antamisesta asiakastietoihin, henkilötietojen käsittelyn aktiivisesta ohjauksesta ja valvonnasta sekä alkuperäisten asiakasasiakirjojen toimittamisesta palvelunjärjestäjälle siten kuin on sovittu, mutta kuitenkin viipymättä asiakassuhteen päätyttyä. (784/2021, 5 §). Asiakastietolain uudistus ei tuonut täsmennystä julkisten hankintojen sopimuskäytäntöihin. 

Uuden omatietovarannon rekisterinpitäjänä toimii Kela. Kukin sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunantaja ja Kela toimivat yhteisrekisterinpitäjinä luovutuslokien, tiedonhallintapalvelun ja tahdonilmaisupalvelun osalta. Kelan vastuulla on tietojen käytettävyys ja eheys, tietosisältöjen muuttumattomuus sekä tietojen säilyttäminen ja hävittäminen. Palvelunantajien vastuulla on tietojen oikeellisuus sekä muut rekisterinpitäjän velvoitteet. (784/2021, 4§). 

Yhteenveto 

  • Uudessa asiakastietolaissa tietojen luovutus perustuu asiakkaan informointiin, lainsäädäntöön ja asiakas- tai hoitosuhteen olemassaoloon. Asiakkaalta kysyttävästä laajasta suostumuksesta luovutaan ja se korvataan Kanta-informaation yhteydessä saadulla luovutusluvalla. 
  • Asiakas voi asettaa kieltoja tietojen luovutukselle Omakannan kautta 
  • Kanta-palveluiden yhteyteen perustetaan omatietovaranto, jonne henkilöt voivat tallentaa omia hyvinvointitietojaan. Hyvinvointitietojen käytöstä päättää kansalainen itse. 
  • Sosiaalihuollon liittyessä Kantaan tietojen käsittely sosiaali- ja terveydenhuollon välillä helpottuu.  
  • Kantaan liittyminen on jatkossa pakollista kaikille toimijoille, jotka käyttävät sähköistä potilastietojärjestelmää. 
  • Kantaan voidaan tulevaisuudessa tallentaa entistä monipuolisemmin erilaisia ja eri muotoisia asiakasasiakirjoja (mm. videot ja valokuvat).

Askarruttaako asiakastietolaki? Ole yhteydessä allekirjoittaneeseen! 

BLOGI: Uusi asiakastietolaki – mikä muuttui? 

Juho Korpi

kehittämisasiantuntija
(yksityinen sektori, yhteiskunnalliset asiat, julkiset hankinnat, kirjaaminen)

p. 0400 166 506
juho.korpi@suomenfysioterapeutit.fi
KorpiJuho

» Lähetä suojattu sähköposti
(muista lisätä viestiin puhelinnumerosi, saat siihen turvapostin salasana)